Топ-менеджеры компаний, как правило, понимают выгоду от цифровизации. Но не всегда рискуют ее у себя запускать, переживая что из-за сопротивления команды новому сломаются бизнес-процессы. Отчасти эти сомнения обоснованы, потому что зона комфорта любимая всеми мощная штука. Только вот отдаляет от успеха. С другой стороны, когда на выходе выгода для команды больше, чем приложенные усилия, то и шансы воплотить задуманное выше. Поэтому обсудим, что такое жизнь без автоматизированного документооборота в логистике, и какой простой и удобной она становится вместе с ним.
Главные цели всего этого процесса:
- забрать у людей лишнюю рабочую нагрузку;
- избавиться от ошибок при заполнении документов;
- не допустить ненужных расходов.
Что обычно не так у оператора, логиста, кассира, бухгалтера и кладовщика, скажем, в дистрибьюторской компании, сердцем прикипевшей к ручному труду с документами?
Все поступившие заявки на доставку товара распределяются по водителям в программе «1С» по определенной логике. Это может быть в соответствии с районами, которые закреплены за каждым водителем, может быть по привязке водителя к конкретному торговому представителю и т.п. В некоторых компаниях распределением заявок занимается логист вручную. Свой рабочий сценарий компания может сохранять годами – логисты не хотят что-то менять, у них уйма дел и нет вдохновения ломать схему, которая работает. Но ведь рынок меняется каждый год - торговые точки открываются, закрываются, способы оплаты эволюционируют (не поверите, но это так же меняет логистику, например, у фармдистров), города разрастаются (значит, геозоны доставки должны перекраиваться) и т.д. – игнорировать это означает вредить собственному бизнесу.
Что будет с документооборотом, если отдать маршрутизацию TMS-системе? На основе автоматизированной маршрутизации создаются маршрутные листы. И логисту уже не надо тратить обычные 4-5 часов, программа сделает это за считанные минуты. У Relog на это уходит 4 минутки. Автоматическое создание маршрутного листа, что по сути оптимизирует рабочее время логиста, и является первым этапом автоматизации документооборота.
Второй этап. На основе этих листов в «1С» скопом создаются пакеты документов на всех водителей. Представьте, всего за 5 минут будет готово все что нужно (а это как минимум погрузочный лист, товарно-транспортная накладная, «Реализация ТМЗ и услуг», счет) 20 водителям. Сколько времени на это уходит у оператора? Помните, выше мы спросили, что не так в его работе? Так вот то, что для 20 водителей он будет документы готовить 3-4 часов и больше, заполняя все вручную. Так еще и ошибки могут быть, а ошибки в логистике это новые затраты.
Когда документы формируются в программе, то самое большое неудобство для оператора – надо пойти к принтеру, чтобы забрать аккуратно распечатанную, сложенную по порядку стопочку документов.
Третий этап. Часто у водителей при доставке товар в торговые точки не принимают товар, причин может быть много. Тогда они отмечают эти позиции в своих товарно-транспортных накладных или маршрутных листах, а вернувшись вечером в офис компании, сдают полученные от клиентов деньги и показывают что привезли назад. Потом водители отправляются на склад и по своим накладным сдают возвращенный товар. А еще нужно к бухгалтеру, который должен зайти в «1С» или любую другую учетную систему и обновить информацию по каждому невыполненному заказу. И все эти люди ждут водителей в конце своего рабочего дня, тратят 2 часа сверх него, чтобы поработать с бумажными документами.
Но ведь этого может и не быть. Более того, этого не должно быть, потому что время бесценно. Водители едут по заявкам, которые у них в приложении Relog Driver и в нем же отмечают частично отгруженные товары, а оно передает информацию в «1С», с которой интегрировано. Таким образом информации по реализации товара обновляется автоматически в реальном времени. Эту информацию видит бухгалтер, кассир и узнает кладовщик. Благодаря автоматизации документооборота время, которое на него тратят в ручном режиме, сокращается минимум в 2-2,5 раза.
Итак, еще раз:
- первый уровень - составление маршрутных листов и это очень быстро;
- второй - на основе них автоматически формируется пакет документов для каждого водителя;
- третий - информация по всем заказам обновляется в цифровом режиме.
Так быстро и так просто.
