Пять лет партнерства: Как Relog преобразили логистику Inkar

С чем обратились к нам:

“В Релог обратились из-за отсутствия контроля своевременной доставки заказов в аптеки и контроль получения денежных средств. Мы хотели исправить эти моменты, поэтому начали переговоры в конце 2018 году, а в 2019 активно начали внедрять систему.” – Машаева Назерке Замашевна, начальник аналитического отдела логистического центра

До Relog компания не имела опыта работы с TMS системами. На тот период весь рабочий процесс велся в SAP. Изучив все детали, Релог определил основные задачи:

1. Отсутствие контроля своевременной доставки заказов в аптеки

2. Контроль получения денежных средств

3. Улучшение логистических процессов

4. Интеграция Relog и SAP

Решения:

Внедрение системы Relog: это позволило автоматизировать процесс планирования и выполнения доставок, что обеспечило своевременное и точное выполнение всех заказов.

Интеграция с SAP: Благодаря интеграции с SAP, все данные о заказах и доставках стали доступными в одной системе, что улучшило координацию и мониторинг.

Отслеживание платежей через Relog: Система предоставила инструменты для контроля и мониторинга поступления денежных средств, что позволило избежать ошибок и обеспечить прозрачность всех финансовых операций.

Создание управляющего аккаунта: Relog создал управляющий аккаунт app.relog.inkar.kz, который позволил контролировать все процессы интеграции и работы системы.

Переход на облачное решение: Переход с коробочного решения на облачное обеспечил гибкость и масштабируемость системы.

Этапы внедрения системы Relog

1. Передача в отдел внедрения

Первым шагом в процессе внедрения стала передача проекта в отдел внедрения. На этом этапе осуществлялся сбор контактных данных ответственного лица и руководителя проекта со стороны клиента. Эти данные были необходимы для последующей координации и планирования этапов внедрения. Процесс начинался с передачи задачи на стадию "Первичный контакт". Этот этап включал в себя сбор всей необходимой информации о клиенте, что позволяло команде внедрения подготовиться к первому взаимодействию.

2. Первичный контакт

На этапе первичного контакта устанавливали связь с клиентом для уточнения всех необходимых деталей и назначения первой встречи. Этот важный шаг создавал основу для дальнейшего взаимодействия и успешной интеграции системы. Ответственный сотрудник Relog связывался с клиентом, чтобы назначить первую встречу. Этот процесс включал звонок клиенту и согласование времени и места встречи.

3. Изучение процессов

Детальное изучение текущих бизнес-процессов компании Inkar. В ходе встречи с клиентом собиралась информация о текущем состоянии процессов и желаемых изменениях. Полученные данные фиксировались в соответствующих анкетах и цифровых приложениях. Заполнение Приложений 1, 2, 3, 4 (анкеты процессов: текущее состояние и целевое состояние) позволяло зафиксировать все необходимые данные. После встречи все документы оцифровывались и отправлялись клиенту для согласования. В результате, все приложения добавлялись в карточку задачи, и проект переходил на следующий этап.

4. Настройка аккаунта

На этом этапе проводилась удаленная встреча, в ходе которой осуществлялась настройка аккаунта в системе Relog. Это – добавление данных о водителях, транспортных средствах и геозонах. Также запрашивалась информация о контрагентах и весогабаритные характеристики товаров для дальнейшей интеграции. После встречи клиенту отправлялось письмо с просьбой предоставить дополнительные данные о контрагентах и характеристиках товаров. В результате, готовый аккаунт был готов к следующему этапу – получению и обработке данных.

5. Получение и обработка данных

После настройки аккаунта начинался процесс получения и обработки данных от клиента. Эти данные были необходимы для корректной работы системы и успешной интеграции. Специалист компании Relog получал данные от клиента и создавал задачу для их обработки. Корректность данных влияла на последующую работу системы. Если требовалась интеграция, задача переносилась на соответствующую стадию.

6. Интеграция

Интеграция системы Relog с SAP являлась одним из самых сложных и важных этапов. Она требовала детальной проработки технического задания, согласования всех процессов и тщательного тестирования. Ответственный за интеграцию отправлял письмо с техническим заданием (ТЗ) клиенту и получал доступ к системам. На этом этапе создавалась блок-схема процессов, которая согласовывалась с клиентом. Затем создавалась задача для интегратора, контролировалось её выполнение и проводилось тестирование интеграции. Завершением этого этапа была проверенная интеграция, соответствующая требованиям клиента.

7. Обучение

После успешной интеграции проводилось обучение сотрудников клиента. Этот этап включал изучение всех собранных данных и проведение встреч для практического обучения. В ходе обучающих встреч сотрудники компании Inkar знакомились с системой и учились эффективно использовать ее в своей работе. В конце обучения подписывался акт (Приложение 5), и проект переходил на стадию тестового запуска.

8. Тестовый запуск

Тестовый запуск системы позволял проверить ее работу в реальных условиях и выявить возможные ошибки. Важно, чтобы на этом этапе система была готова к полноценному использованию. Специалисты проводили удалённый запуск системы, обрабатывали ошибки, возникающие у водителей и диспетчеров, и подписывали акт о внедрении. Завершением этого этапа являлся перенос задачи на стадию сопровождения, что означало готовность системы к повседневной работе.

“Процесс интеграции SAP и Relog занял около 6 месяцев. И этот этап считается одним из нелегких. Сложность заключается в отсутствии хорошего специалиста на рынке. Стоит отметить, что больше времени ушло именно на доработки системы. Мы исправили данные, а также сделали управляющий аккаунт app.relog.inkar.kz”. – Мухтар Лекер, операционный директор Relog.ai

Что поменялось с момента использования Relog?

“Система RELOG решили задачи, которые мы поставили перед ними. Сейчас “Inkar” контролирует поступление наличных денег. Это обеспечивает прозрачность и снижает риск ошибок. Также мы начали лучше контролировать все этапы процесса доставки, которое привело к повышению удовлетворенности наших клиентов и оптимизации бизнес-процессов”

– Машаева Назерке Замашевна, начальник аналитического отдела логистического центра

Любимые инструменты в Relog и почему:

Самые любимые инструменты, это – аналитика, так как есть возможность посмотреть историю за весь период. А также массовое создание маршрутов и возможность включения режима выделения являются фаворитами.

Расскажите о работе тех поддержки:

В случае возникновения ошибок и вопросов, незамедлительно реагировали и отвечали. Спасибо отделу Customer Care за то, что были на связи 24/7.