Кейс INVIVO: Оптимизация маршрутов и повышение эффективности доставки с TMS Relog: опыт INVIVO

Как INVIVO Казахстан сократил время планирования маршрутов в 4 раза

• ТОО «INVIVO»

Крупнейшая казахстанская сеть медицинских лабораторий, включающая:

500

филиалов

2000

врачей и лаборантов

• Масштаб

22 города в Казахстане,
центральный офис в Алматы

• Кол-во авто

38 в Казахстане

10 из них
в Алматы

• Кол-во выездов

100-130

50 из них
в Алматы

• Время сбора заявок

В течение дня

• Кол-во заявок на 1 авто

В Алматы
в среднем

7-8 заявок

• Задачи

Перевести планирование маршрутов с ручного на автоматическое

Сократить время планирования

Увеличить количество заявок

Контролировать работу водителей

• Решения

Интегрировать новый шаблон импорта
Ввести новый формат планирования
Улучшить геокодирование в филиалах
Отрисовать новые геозоны в Астане

• Результаты

Сократили время обработки заявок с 2 часов до 30 минут в Алматы, в Астане и регионах с 1 часа до 20 минут
Увеличили среднее количество заявок в Алматы с 6 до 8
Ввели контроль работы водителей при помощи моб. приложений
Улучшили попадание во временные окна пациентов
Упростили работу операторов

• Участники

Александра Зейнешева

Руководитель выездной
службы INVIVO Казахстан

Магжан Сулейманов

Руководитель отдела
внедрения Relog

• О компании

ТОО «INVIVO» было основано в 2007 году. Занимается лабораторной диагностикой и первичной медико-санитарной помощью. Сегодня компания проводит более 1 тысяч видов медицинских лабораторных исследований.

• Почему решили подключить Relog

До 2021 года маршрутизацию в INVIVO планировали вручную, водители строили маршруты в 2ГИС, а опоздания на дом к пациентам случались все чаще. Но в конце года совпали два фактора: неэффективность ручного труда стала очевидной и приход в компанию нового руководителя выездной службы, которая знала, что нужно сделать.

На предыдущем месте работы, тоже в сфере медицины, я уже работала с маршрутизацией Relog. А в INVIVO на тот момент стало окончательно понятно, что составлять маршруты в Excel — это вчерашний день, и я предложила решение. Главная задача была и остается — автоматизировать маршрутизацию.

Александра Зейнешева

Руководитель выездной
службы INVIVO Казахстан

Попробуйте программу
Relog бесплатно

• Как справились с трудностями при внедрении

Бизнес-модель INVIVO заключается не в доставке или заборе товаров, а оказание мед. услуг клиенту на дому. Но на тот момент в алгоритме Relog не было опции с широким временным окном нахождения на точке, поэтому маршрутизация планировалась так, что находящиеся недалеко адреса имели одинаковое время приезда на точки и назначались на одну и ту же медсестру. Эту проблему нужно было срочно решить.

Relog рассчитывает традиционную модель, когда водитель привез и увез товар. Но для нас это не подходило — не учитывается время, которое медсестра проводит у пациента. Как раз работники отдела внедрения Relog создали опцию, которая планирует маршрут максимально в текущее временное окно. Сейчас мы ее тестируем и это должно помочь.

Александра Зейнешева

Руководитель выездной
службы INVIVO Казахстан

Сотрудники Relog также улучшили систему геокодирования, что позволило корректно обрабатывать даже адреса с ошибками.

Первое, что сделали — автоматизировали создание заявок. Настроили новый шаблон импорта, что сильно экономит время операторам. Затем взялись за ручное назначение заявок на медсестер, которое никуда не годилось. Мы выстроили новый вариант. И сейчас оператор использует автоматическое распределение заявок, а поступающие в течение дня докидывает в текущее время на выездные бригады.

Магжан Сулейманов

Руководитель отдела
внедрения Relog

• Какие результаты получились

Первым и важным показателем применения Relog стало сокращение времени планирования: в Алматы с 2 часов до 30 минут, в других городах с 1 часа до 20 минут. Увеличили среднее количество заявок в Алматы с 6 до 8. Кроме того увеличили среднее количество заявок на медсестру — с 6 до 8 в среднем в Алматы, при высокой нагрузке до 15 заявок. Добавили функцию планирования заявок, поступивших в течение дня или их переназначения.

Бывает, авто ломается и мы вынуждены переносить заявки тем, кто ближе. И вот здесь роль Relog помогает видеть на карте ближайшее авто и моментально перекинуть на него заявку, вместо того, чтобы как раньше звонить медсестре и спрашивать, где она находится?

Александра Зейнешева

Руководитель выездной
службы INVIVO Казахстан

Кроме того, с помощью Relog компания начала отправлять СМС-уведомления пациентам с маршрутом авто. Что удобно и для операторов и пациентов, которые раньше звонили в колл-центр, интересуясь текущим местоположением авто.

• Как прошло обучение и как работает техподдержка Relog

Первым из сотрудников автоматическому планированию научилась сама руководитель выездной службы INVIVO Казахстан. Только пропустив через свои руки алгоритм, Александра Зейнешева вместе с сотрудниками Relog обучила планированию координаторов.

У нас же выездная медицина и нужно было настроить Relog под нас. Вот это заняло время. Но техподдержка Relog была на связи, даже ночью выручали. Пока я не слышала от них: мы этого не можем.

Александра Зейнешева

Руководитель выездной
службы INVIVO Казахстан

• Планы на будущее

В ближайших планах INVIVO Казахстан и Relog довести функционал до идеала. Первое – увеличить время нахождения на точке, что позволит исключить назначения заявок с одинаковым временным окном на одну медсестру.

В первую очередь, меня интересует оптимальный маршрут, своевременный приезд выездной бригады к пациенту и сокращение времени работы на одной точке. А также возможность назначать на медсестру 10-15 заявок в одном районе. Что Relog это для нас и делает. Во-вторых, ввести категорию — возможность выбора определенной медсестры, данные которой указал в заявке пациент. И последнее, для автоматической выгрузки заявок в Relog планируется провести интеграцию в филиалах INVIVO.

Александра Зейнешева

Руководитель выездной
службы INVIVO Казахстан

• Как оценивают Relog в INVIVO Казахстан

Я бы поставила и ПО Relog и сотрудникам компании максимальную оценку. Мы, как большая медицинская организация со отличающейся спецификой выездов, не сразу нашли подходящие варианты. И по ходу поиска решения выяснилось, что только Relog по силам внедрить и настроить программу под все наши хотелки. Поэтому мы продолжим работать с Relog.

Александра Зейнешева

Руководитель выездной
службы INVIVO Казахстан

Оптимизация маршрутов и повышение эффективности доставки с TMS Relog: опыт INVIVO

Пробный период